CiviCRM in der Praxis – Vor- und Nachteile

Das Herz des Fundraisings ist die Datenbank – und da gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Lösungen. Mittlerweile bieten Entwickler sogar ein freies System an, das etabliert ist und viele Möglichkeiten bietet: CiviCRM. So funktioniert die Open-Source-Datenbank in der Praxis.

Von Ronald Pabst

Es kommt aus dem englischsprachigen Raum, wird inzwischen von 9.500 Organisationen verwendet und findet auch in Deutschland immer mehr Anwender. Was kann die Technik leisten? Wo sind ihre Grenzen? Zunächst zwei Fallbeispiele.

Freie Software für aktive Gewaltfreiheit

Der Versöhnungsbund wurde als Friedensorganisation am Vorabend des Ersten Weltkriegs gegründet, kann also auf eine lange Geschichte zurückblicken. Der Entschluss, CiviCRM einzusetzen, fiel aufgrund der Umstellung auf SEPA – eine Änderung der EDV-Abläufe war damit unabwendbar. Bei der Einführung von CiviCRM wurde der Versöhnungsbund von Detlev Sieber beraten. Er ist Geschäftsführer des Vereins Software für Engagierte (SfE). Zunächst wurden Daten aus den unterschiedlichsten Quellen und Beständen zusammengeführt. Sieber freut sich, dass jetzt Rechnungswesen und der Einzug von Mitgliedsbeiträgen per SEPA-Lastschrift gut funktionieren.

Die Mitarbeiter organisieren ihre Jahrestagung bereits zum zweiten Mal mit dem integrierten Veranstaltungsmodul von CiviCRM. Etwa die Hälfte der 200 Teilnehmer meldet sich online an. „Es ist ja eine mehrtägige Tagung mit verschiedenen Optionen, die gebucht werden können. Die automatische Verwaltung ist eine enorme Arbeitserleichterung“, so Sieber.

Mit CiviCRM weltweit für mehr Demokratie

Der Verein Democray International wurde erst 2011 eingetragen. Entsprechend seiner Zielsetzung baut er ein grenzübergreifendes Fundraising auf. „Dabei kamen uns von Anfang an die Zahlungsfunktionen von Paypal zugute. Wenn jemand darüber Mitglied wird, muss ich einzig die Dankkarte noch von Hand schreiben. Der Rest geht automatisch“, freut sich Geschäftsführer Andreas Müller.

Für ihn gibt es noch eine weitere Stärke von CiviCRM: die Newsletter-Funktion. In regelmäßigen Abständen werden Interessenten auf der ganzen Welt über die Arbeit informiert und auch um Spenden gebeten. Diese können einfach über das Online-Formular getätigt werden. Die Organisation stellt das System mittlerweile Partnerorganisationen in den Niederlanden und Österreich zur Verfügung. Mehrkosten fallen dabei nur für das Hosting an.

Mehr als eine reine Fundraising-Datenbank

Viel Licht also. Wohin fällt der Schatten? Die Funktionen von CiviCRM reichen weit über das hinaus, was eine reine Fundraising-Datenbank leisten muss. Dabei wird das System ständig weiterentwickelt. So bekommt das Newsletter-Modul mit der neuen Version 4.6 standardmäßig ein A/B-Testing. Gerade durch die Einbindung in die Homepage können viele Prozesse sehr schlank gestaltet werden. Dafür muss das System sicher betrieben werden; mittlerweile gibt es dafür in Deutschland verschiedene tragfähige Lösungen auf dem Markt. Das System ist nicht in erster Linie für die Anforderungen von deutschen Organisationen entwickelt worden. Dadurch gibt es einige Herausforderungen. Um diese zu lösen, hat Detlev Sieber 2012 die Initiative ergriffen und den SfE ins Leben gerufen. Hier koordinieren Organisationen ihren Beitrag zur Weiterentwicklung.

Anfangs fehlte zum Beispiel die Möglichkeit, die Anreden mit den in Deutschland üblichen Titeln elegant und automatisch zu generieren. Da gibt es standardmäßig eine schöne Lösung, die auf einem SfE-Anwendertreffen gemeinsam entworfen und anschließend mit den Mitgliedsbeiträgen umgesetzt wurde.

Komplizierter gestaltete sich die Erweiterung für die Zuwendungsbestätigungen. Der zunächst vom SfE vorangetriebenen Lösung fehlten einige Funktionen. Deswegen taten sich 2014 verschiedene Organisationen zusammen – auf Initiative von „muslimehelfen“. Diese Organisation betreibt wohl die umsatzstärkste Civi-Installation in Deutschland. Mit ihren finanziellen Mitteln wurde von der auf CiviCRM spezialisierten Firma Systopia eine neue Lösung programmiert, die den Praxistest bestand. Aber sie bleibt dieses Jahr den Organisationen vorbehalten, die sich an den Entwicklungskosten beteiligt haben – oder noch einen Beitrag dazugeben.

Freie Software ist eben kein Freibier

Die Erweiterung von SEPA kann hingegen einfach heruntergeladen werden – doch für die Installation ist Spezialwissen nötig. „Ich arbeite bei SEPA noch mit einem Workaround“, sagt dazu Andreas Müller von Democracy International. Er scheut derzeit den Aufwand der Einrichtung. „Wenn wir aber weiter so wachsen, werde ich das Thema sehr bald angehen müssen. Zum Glück.“

Lizenzgebühren fallen für CiviCRM nicht an. Trotzdem brauchen Anwender ein ausreichendes Budget, um das System sinnvoll einzusetzen. Das Unterstützernetzwerk in Deutschland ist mittlerweile so gewachsen, dass es maßgeschneiderte Lösungen gibt. CiviCRM ist also ein machtvolles Werkzeug, um das Fundraising zukunftsfähig aufzustellen. Wer sich gerade mit dem Thema Datenbank beschäftigt, sollte es sich näher anschauen.  

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